O QUE É ERP?

O que é ERP?

Quando eu conto que meu trabalho é resolver problemas nas empresas através da implantação de ERP, na sequência vem a pergunta: "o que é ERP?". Esse fato me motivou a escrever este post para ajudar as pessoas a compreender melhor o que é ERP, qual o papel do ERP nas empresas e como podemos resolver problemas nas empresas através do ERP.

DEFINIÇÃO DE ERP

Primeiro passo é entender a definição da sigla ERP.

Abreviação do termo em inglês “Enterprise Resource Planning”
Tradução de forma literal: Planejamento de Recurso Corporativos.
No Brasil uma tradução mais apropriada é: Sistema Integrado de Gestão Empresarial.
para Wikipédia: É um sistema de informação que integra todos os dados e processos de uma organização em um único sistema.

ERP NA PRÁTICA

Se trata de um software, ou uma espécie "sistemão" de computador que tem a função de reunir dados dos departamentos de uma empresa, especialmente relacionados aos processos e tornar esses dados em informações úteis.

Então, na medida em que os funcionários realizam suas tarefas, é no software ERP que elas registram esses apontamentos e documentam passo a passo suas atividades.

O resultado desses apontamentos registrados no sistema ERP, é a geração de informações por meio de relatórios e gráficos que servem de base para os gestores tomarem suas decisões do tipo “o que, onde, quando, como e por quanto” “comprar, vender, produzir, pagar, receber, contratar, investir, economizar” e assim por diante.

MODELO - Para tornar mais prática essa explicação observe a IMAGEM 1 onde temos um modelo bastante simples, uma empresa que trabalha com entregas na qual existem apenas 4 passos: Passo 1- Inclusão do Pedido de Venda, Passo 2 - Separação dos Materiais, Passo 3 - Emissão da Nota Fiscal e Passo 4 - Emissão dos Boletos Bancários:

DEPARTAMENTOS - Seguindo nosso exemplo, mas evoluindo o raciocínio, na IMAGEM 2 destacamos os departamentos. Observe que o departamento de VENDAS é responsável pela ação do Pedido, o ESTOQUE pela Separação, o FATURAMENTO pela Nota Fiscal e o FINANCEIRO pelos Boletos e assim conseguimos “dar nome aos bois”.

Também é possível notar que na medida em que um departamento conclui seu processo, a ação e empurrada para o próximo departamento.

Perceba que o departamento de VENDAS inclui o pedido e empurra o processo para a Separação que é responsabilidade do departamento de ESTOQUE.

O ESTOQUE por sua vez finaliza a Separação e passa o bastão para o FATURAMENTO emitir a nota fiscal, seguindo até que o FINANCEIRO aponte a geração dos Boletos.

PROCESSOS - A IMAGEM 3 ilustra com mais profundidade as ações que ocorrem dentro de cada departamento até que seja possível passar bastão para o próximo setor.

Então funcionários que pertencem ao departamento de VENDAS, precisam registrar as ações:

Cadastramento do Cliente
Seleção dos Produtos
Informar as condições comerciais
Liberar o pedido

Concluindo esses quatro passos, o departamento de VENDAS passa o bastão para o ESTOQUE que realiza ações de separação pertinentes ao seu departamento até o fechamento da embalagem, passando o bastão para o FATURAMENTO e assim por diante.

No ERP essas ações normalmente são registradas o tempo todo, por um ou mais funcionários de todos os departamentos e tudo acontece ao mesmo tempo.

Realizar esses registros e controles de forma manual, utilizando um caderno ou mesmo o Excel é possível, mas na medida em que a empresa cresce o volume de registros cresce também, tornando cada vez mais difícil, impreciso e o inseguro manter os registros de modo manual.

RESOLVENDO PROBLEMAS ATRAVÉS DO USO DO ERP – Agora imagine que nossa empresa MODELO está crescendo e problemas novos estão surgindo e prejudicando a performance da operação. Vamos listar aqui alguns exemplos de problemas que podem surgir com o crescimento da empresa:

Erros nos cálculos dos impostos - isso está acontecendo porque existem erros no preenchimento de campos importantes no cadastro de clientes.
Clientes estão reclamando porque os vendedores incluem os materiais no pedido e depois não tem o produto para entregar.
As vendas estão acontecendo intensamente, mas é crescente o número de casos em que os clientes recebem os produtos e não nos pagam.

Para resolver estes problemas, observe através da IMAGEM 4 que o fluxo de Pedido agora deixa de ser totalmente linear dentro do departamento de VENDAS e passa por interações dos outros departamentos.

Os quatro passos para o funcionário do departamento de VENDAS incluir o Pedido continuam os mesmos, porém outros departamentos precisarão interagir e tomar ações para que o processo possa seguir adiante.

Cadastramento do Cliente - O funcionário do departamento de VENDAS preenche o cadastro de cliente, mas antes de conseguir selecionar os produtos para o pedido, outro funcionário, esse do departamento de FATURAMENTO, precisa verificar as informações e aprovar o cadastro. Eliminando o problema dos erros nos cálculos dos impostos.
Seleção dos Produtos - Agora o funcionário do VENDAS vai precisar que outro funcionário do ESTOQUE verifique a disponibilidade dos materiais antes prosseguir para o informe das condições comerciais. Dessa maneira eliminamos a possibilidade de não entregar todos materiais no pedido.
Informar as condições comerciais - Pedido pronto, mas para antes passar o bastão para separação, é necessário receber do FINANCEIRO a aprovação de crédito para o pedido. Eliminando os casos de vendas para clientes inadimplentes.
Liberar o pedido

Estes são exemplos simples de problemas que são resolvidos através da implantação de sistemas ERP, mas é importante informar que os sistemas ERPs são muito poderosos e contribuem muito além do que foi exemplificado aqui, na gestão das organizações.

No caso do ERP4 da ADVTEC, por exemplo, existem muitas outras funções de automatização de processos que poderiam resolver esses problemas de maneira mais prática. Vou dar alguns exemplos:

Cadastro automatizado de clientes e fornecedores – o sistema ERP4 da ADVTEC possui uma funcionalidade que permite ao usuário cadastrar um cliente ou fornecedor pessoa jurídica, digitando apenas o CNPJ. Para pessoa física, a automatização é do endereço através do CEP.

Consulta aos Estoques – no ERP da ADVTEC, enquanto o usuário seleciona os produtos no pedido, a informação de disponibilidade de estoque é apresentada automaticamente. Também é possível bloquear a inclusão de itens que não estejam disponíveis.

Controle de crédito de Clientes – no sistema ERP da ADVTEC, existem funções de gestão de limite de crédito, na qual o sistema só bloqueia pedidos cujo valor somado a outras pendências do clientes superam o valor de limite. Ou então caso o cliente tenha algum título em atraso, por exemplo. Os demais são liberados automaticamente.

Se você chegou até aqui, espero que tenha te ajudado a compreender melhor o que é ERP e como utilizar um sistema ERP para resolver problemas nas empresas.

Gratidão pela confiança!

Leandro Marin.